Antiriciclaggio:Istruzioni
Da Wiki Immobiliare.
[modifica] Compilazione dell’Archivio Unico Cartaceo - codice U.I.C. 33 (ORA U.I.F)
[modifica] PREMESSE GENERALI
Consigliamo di leggere molto attentamente tutte le istruzioni ‘prima’ di iniziare la compilazione del registro.
- In riferimento all’antiriciclaggio la legge prevede in primo luogo la necessità di istituire nelle aziende misure di controllo interno e assicurare un’adeguata formazione di dipendenti e collaboratori. Gli agenti immobiliari sono responsabili dell’applicazione della legge anche in relazione all’attività svolta con l’ausilio di collaboratori o dipendenti.
- Vi Sono vari tipi di registri cartacei, il registro potrebbe anche essere composto da fogli bianchi, purché, costituito da pagine rilegate, firmate singolarmente dall’agente immobiliare e contenenti le voci richieste dall’Ufficio Italiano Cambi. L’Archivio Unico Cartaceo per gli agenti immobiliari più pratico è quello che si compone di due parti:
Archivio Clienti e Archivio Operazioni
A DECORRERE DAL 27/12/2007 questa procedura viene modificata in applicazione della terza direttiva UE quindi occorre che a tutto questo vengano aggiunti i nuovi adempimenti, leggere qui: http://wiki.immobiliare.com/index.php/Antiriciclaggio:terza-direttiva
[modifica] Come effettuare le registrazioni:
- La registrazione deve iniziare dalla compilazione dell’Archivio Clienti. E’ necessario inserire tutte le operazioni o i clienti che hanno concluso operazioni con l’agente immobiliare dal 22 aprile 2006 e le operazioni concluse anche prima di tale data ma rogitate dopo.
- Ogni operazione va registrata in ordine cronologico, entro 30 giorni dalla conclusione, va registrato solo il primo passaggio cui l'agente immobiliare ha assistito, tra quelli qui elencati:
- proposta d’acquisto accettata (con avvenuta conoscenza del proponente dell’avvenuta accettazione)
- compromesso
- rogito notarile
La mancata presenza all'atto, o alla stipula del compromesso, da parte dell'agente immobiliare, non solleva lo stesso dall'obbligo di registrazione. La registrazione deve essere effettuata anche quando per la proposta ed il compromesso si utilizza la forma verbale, se l'accordo tra le parti è avvenuto per tramite dell'intermediario.
- In caso in cui gli acquirenti richiedano un mutuo occorre registrare anche l’operazione di mutuo attribuendogli un codice operazione diverso dal codice della compravendita.
- Le registrazioni non devono contenere abrasioni o correzioni con bianchetto.
Non dovete temere di sbagliare perché in caso di errore è possibile annullare la pagina con il codice “annullato per variazione” e rifarne un’altra con il codice “registrazione in essere sostitutiva” e la data della variazione.
- Non bisogna inserire dati catastali o pagamenti intermedi. Esiste soltanto l’obbligo di segnalazione all’Ufficio Italiano Cambi, qualora avvengano in presenza dell'AI, pagamenti non consentiti dalla legge, cioè di valore superiore a € 12500,00 in denaro contante o con titoli al portatore.
- A tal proposito l’Ufficio Italiano Cambi ha consigliato agli AI di affiggere nelle agenzie immobiliari un cartello con la seguente dicitura:
Non sono ammessi pagamenti in denaro contante o con titoli al portatore per importi superiori a € 12500,00 - Art. 1 , Legge n. 197 del 5 luglio 1991 “Antiriciclaggio”
[modifica] ARCHIVIO CLIENTI
- Eseguendo gli adempimenti di cui alla legge Antiriciclaggio l'AI non viola la Privacy, tuttavia è opportuno che l'AI consegni l’informativa Privacy aggiornata e faccia firmare agli interessati il consenso al trattamento che preveda questa finalità di utilizzo dei dati.
- Il registro cartaceo dovrà essere custodito in modo da non consentire l’accesso ai dati a persone non autorizzate (in un cassetto o in un armadio chiuso a chiave o protetto da password se si usa un software).
- Identificare il cliente con un documento idoneo (non scaduto) e attribuirgli un numero di codice progressivo. Si identificano e registrano una sola volta, attribuendogli un numero di codice progressivo tutte le persone fisiche o giuridiche che concludono presso l’agente immobiliare una o più operazioni di vendita, acquisto immobili, richiesta di mutuo o finanziamento immobiliare. La registrazione deve essere effettuata anche quando per la proposta ed il compromesso si utilizza la forma verbale, se l'accordo tra le parti, è avvenuto per tramite dell'intermediario.
- Se il cliente concluderà con l’agenzia una nuova operazione, si utilizzerà il codice Cliente già esistente (avremo quindi solo un nuovo codice Operazione). Qualora siano cambiati alcuni dati, come ad esempio l’indirizzo, si procederà a compilare una scheda di variazione utilizzando per il cliente sempre lo stesso codice precedentemente attribuito.
- La registrazione dei Clienti e delle Operazioni non sono da effettuare per le locazioni immobiliari o per le cessioni di azienda che non prevedano la vendita di proprietà immobiliari. Pur non dovendo registrare le operazioni di cessione di azienda rimane l’obbligo di segnalazione all’U.I.C., ora U.I.F. nel caso ci sia il sospetto di riciclaggio.
- Per identificare le società chiederemo un certificato camerale aggiornato, dove sono indicati oltre alla ragione sociale e la sede, anche il legale rappresentante con poteri di firma. Nel caso di persone giuridiche (ditte, società), attribuiremo un codice alla ditta o società, un codice al legale rappresentante e un codice per l’eventuale delegato o procuratore della società. Se la società è composta a sua volta da altre società, è necessario identificarle tutte e tutti i relativi legali rappresentanti.
- In caso di più persone che vendono o che acquistano, anche se congiuntamente, identificheremo tutti compilando per ciascuno una scheda ed attribuendo a ciascuno un codice cliente diverso. Per le pratiche di mutuo, oltre ad identificare e registrare il mutuatario che avrà un unico codice cliente sia per l’acquisto sia per il finanziamento, abbiamo l’obbligo di attribuire un codice e compilare una scheda per registrare la banca con l’indirizzo della filiale e la relativa Partita Iva.
[modifica] COMPILAZIONE ARCHIVIO CLIENTI
[modifica] Complete generalità senza abbreviazioni:
- cognome e nome o ragione sociale
- indirizzo di residenza
- codice fiscale per le persone fisiche
- Partita Iva per quelle giuridiche.
Se il cliente è una banca si indicherà la ragione sociale, l’indirizzo della filiale e la Partita Iva. indicare eventuale paese estero di residenza tra quelli descritti nella legenda.
[modifica] Codici per ogni tipo documento presentato:
- Carta d’identità
- Patente di guida
- Passaporto
- Porto d’armi
- Tessera postale
- Altro.
[modifica] Codici per ogni tipo di identificazione:
0 identificazione non effettuata Es.: inseriamo i dati rilevati dai documenti in nostro possesso conclusa l’operazione, ma non abbiamo ancora incontrato la persona perché ha delegato altri alla vendita e attendiamo la consegna dell’eventuale procura notarile;
A eseguita dall'AI o da un suo collaboratore
B eseguita tramite atti pubblici, scritture private autenticate, documenti recanti firma digitale. Es.: Usiamo il codice B quando non abbiamo conosciuto chi ha dato procura ed è stato identificato dal notaio.
C eseguita tramite dichiarazione dell’autorità consolare italiana. Es.: Il cliente residente all’estero che dà procura a vendere firmandola presso il consolato.
D eseguita tramite attestazione di altro operatore Attenzione non è valida l’identificazione eseguita da altro agente immobiliare, pertanto, in caso di collaborazione tra agenzie, entrambe dovranno identificare sia la parte acquirente sia la parte venditrice. Qualora non fosse possibile per entrambe le agenzie identificare uno o più clienti, è consigliabile adottare altro metodo di identificazione a distanza consentito (ad esempio notaio,autorità consolare italiana, banca)
E eseguita tramite idonea attestazione di intermediari abilitati, enti creditizi e finanziari CEE,banche di paesi collaborativi col G.A.F.I.
F eseguita tramite ulteriori modalità indicate dall’U.I.C. ora UIF
[modifica] Stato registrazione:
0 registrazione corretta non sono intervenute variazioni
1 registrazione in essere sostitutiva (sostituisce una precedente registrazione)
2 registrazione annullata
3 registrazione annullata per variazione (in caso di errore o variazione) Firma del titolare dell'agenzia immobiliare in ogni pagina del registro.
[modifica] Numero progressivo:
ogni pagina deve essere numerata specificando sia il numero della pagina sia di quante pagine è composto il registro. Ad es.: 2 di 400
[modifica] ARCHIVIO OPERAZIONI
- Vi si registrano tutte le operazioni concluse di importo superiore a € 15000,00 (attribuendo un numero di codice progressivo ciascuna)
- Non si inseriscono i nomi o i dati anagrafici dei soggetti che prendono parte all’operazione,ma solo i loro codici precedentemente attribuiti nell’archivio clienti.
[modifica] COMPILAZIONE ARCHIVIO OPERAZIONI
[modifica] TIPO REGISTRAZIONE
0 = Normale Usiamo questo codice quando abbiamo un solo venditore e un solo compratore o per un’operazione di mutuo di un solo mutuatario su un solo immobile.
1 = Frazionata * (Questo codice, praticamente, non riguarda gli agenti immobiliari)
2 = Prestazione riconducibile a più acquirenti o controparti (Es.: 8 eredi vendono, una coppia di fidanzati o coniugi acquista)
3 = Registrazione connesse Questa voce è superflua per gli agenti immobiliari, perché contemplata dalla legge solo per archivi particolarmente articolati, dove vengono registrate operazioni complesse che richiamino dati contenuti in altre registrazioni.
[modifica] STATO DI REGISTRAZIONE
0 = Operazione corretta. Abbiamo completato la registrazione e non sono intervenute variazioni.
1= Registrazione in essere sostitutiva. Rispetto ad una prima registrazione vi sono state delle variazioni che ci impongono di fare una nuova registrazione che sostituisce la precedente.
2 = Registrazione annullata Es.: il cliente non compra più
3 = Registrazione annullata per variazione
[modifica] DATA DI REGISTRAZIONE
La data di registrazione deve essere inferiore o uguale a 30 giorni dalla data di stipula, solo del primo passaggio al quale l’agente immobiliare ha assistito, tra quelli elencati:
- proposta d’acquisto accettata con avvenuta conoscenza del proponente dell’avvenuta accettazione
- compromesso
- rogito
- notarile
- pratica di mutuo.
La registrazione deve essere effettuata anche quando per la proposta ed il compromesso si utilizza la forma verbale, se l'accordo tra le parti è avvenuto per tramite dell'intermediario.
[modifica] CODICE DIPENDENZA
Codice da utilizzare per chi è titolare di più agenzie con la stessa partita I.V.A. assegnando un codice diverso per ogni sede. Chi ha solo una sede non deve scrivere nulla.
[modifica] TIPO OPERAZIONE:
- cod 8201 per il contratto preliminare o proposta d’acquisto con avvenuta conoscenza da parte del proponente dell’avvenuta accettazione.
- cod 8202 conclusione del contratto definitivo
- cod 8299 altro (ad esempio il mutuo)
[modifica] CODICE DIVISA
Ovviamente la moneta più diffusa per i pagamenti in Italia è l’€ che viene indicato con il codice 242
Scriverete invece ad esempio 1 USD se il pagamento avviene in $ 231 KZT Se il pagamento avviene in moneta del Kazakistan ecc…… (Vedi la legenda dei codici divisa).
[modifica] IMPORTO €:
- Inserire il totale del prezzo convenuto di compravendita in caso di registrazione di compravendita immobiliare (quello reale!).
- L’importo del mutuo erogato se registriamo un mutuo.
[modifica] CODICE CLIENTE (venditore):
scrivere il codice attribuito al cliente nell’archivio clienti precedentemente compilato. Per cliente (venditore) si intende colui che ha eseguito materialmente, sia in proprio sia in nome e per conto di altri, l’azione del vendere (firma dell’accettazione, del compromesso del rogito ecc..)
[modifica] CODICE EVENTUALE SOGGETTO PER CUI IL CLIENTE HA OPERATO:
scrivere il codice del soggetto reale, per il quale è stata svolta l’operazione (ad esempio la società intestataria del bene venduto o la persona fisica che, non potendo intervenire in atto, ha delegato altri.)
[modifica] CODICE CONTROPARTE OPERAZIONE (compratore):
scrivere il codice del compratore. Nel caso di un mutuo scrivere il codice del cliente che ha avuto il mutuo; se sono più di uno mettere qui quello principale e gli altri sotto nella sezione: “Altro soggetto intervenuto”.
[modifica] PROGRESSIVO REGISTRAZIONE:
il numero progressivo (1, 2, 3, 4, ecc...)
[modifica] DATI SUPPLEMENTARI IN CASO DI PIU’ SOGGETTI INTERVENUTI**
Non bisogna elencare i nomi ma solo la qualifica del soggetto tra quelle sotto elencate ed il relativo codice cliente:
- VENDITORE
- SOGGETTO REALE Per soggetto reale si intende colui che ha diritti reali sull’immobile ovvero l’intestatario dell’immobile.
- COMPRATORE
[modifica] RETTIFICHE SUI DATI PRECEDENTI:
Es.: cambio di indirizzo da ‘Via Dante Alighieri’ 6 a ‘Via Roma 10’
INFORMAZIONI VARIATE NUOVO VALORE DATA VARIAZIONE Cambio indirizzo Via Roma 10 data variazione Firma del titolare dell’agenzia Numero progressivo di pagina: es 1 di 200 Note:
[modifica] Operazioni frazionate
Cosa s’intende per operazione frazionata?
[modifica] Il regolamento dell’U.I.C così la definisce:
Per l’individuazione delle operazioni frazionate, occorre avere riguardo al compimento di più operazioni che, sebbene effettuate in momenti diversi nell’arco di un circoscritto periodo di tempo e di importo singolarmente non superiore a € 5.000,00 siano ritenute parte di un’operazione, unitaria sotto il profilo economico, di valore superiore a tale importo. Pertanto, ai fini dell’individuazione delle operazioni frazionate, l’operatore dovrà valutare le operazioni eseguite dal cliente presso l’intera struttura nel giorno dell’operazione e nei sette giorni precedenti la stessa Operazione frazionata
[modifica] Non è operazione frazionata:
Se ad esempio oggi Mario versa un acconto al compromesso per l’acquisto di un immobile e fra 6 giorni rogita e versa il saldo. Fermo restando l’obbligo di pagare con assegno non trasferibile o bonifico per tutti gli importi superiori a € 5.000,00, per l’agente immobiliare rimane comunque l’obbligo di registrare nell’archivio operazione la quota contante anche se inferiore a € 5.000,00
Fonte: Provvedimento Attuativo dell’Ufficio Italiano Cambi 24.02.2006
I codici dell’archivio unico li potete anche ricavare dal provvedimento dell’UIC del 24 febbraio 2006 a questo link
[modifica] RICAPITOLANDO:
Vanno registrati nell’archivio unico:
- le complete generalità dei clienti venditori ed acquirenti (e di eventuali rappresentanti di essi)
- il tipo di documento d'identità utilizzato, l'autorità che l'ha rilasciato, la data di rilascio, il numero del documento;
- la data dell’avvenuta identificazione;
- l'attività svolta dai clienti (impiegato, operaio, medico ecct.)
- la data di conclusione del contratto preliminare o definitivo o mutuo
- l'ubicazione dell'immobile
- il prezzo dell'operazione di compravendita o mutuo
- il tipo di pagamento versato (AB - AC)
- la descrizione sintetica della tipologia dell’operazione.
Vengono individuati i codici secondo la tipologia delle operazioni: per le mediazioni immobiliari vengono utilizzati i seguenti:
- Cod 8201 – conclusione del contratto preliminare
- Cod 8202 – conclusione del contratto definitivo
- Cod 8299 – altro (per esempio le operazioni di mutuo connesse all'intermediazione immobiliare)
La tipologia dell'operatore per gli agenti immobiliari è il n° 33
